C. Réalisation et outils pour mener à bien son projet

Le planning de référence du projet est distribué à tous (voir OBS et RBS).

Le chef de projet enregistre le début, le pourcentage d’avancement et/ou la fin de chaque tâche du projet dans un logiciel de gestion de projet.

• Les responsables de lots de travaux transmettent les fiches de suivi d’avancement physique des tâches à des intervalles de temps réguliers (chaque semaine par exemple).

Lors des réunions d’avancement programmées, les écarts entre la situation réelle et le planning de référence sont analysés.

• Les logiciels gardent en mémoire le planning de référence et peuvent aussi recalculer le planning en fonction des dates réelles.

Lors des réunions de suivi d’avancement, des actions correctives sont mises en place afin de corriger les écarts en respectant les prérogatives du chef de projet.

• Ces actions correctives peuvent être des modifications du planning. Si les modifications du planning interviennent sur le chemin critique, d’autres actions peuvent être envisagées afin de ne pas modifier la date de fin du projet :
  – Augmentation des ressources affectées à une tâche.
  – Réalisation de la tâche par un partenaire extérieur.
  – Réalisation de la tâche en plusieurs parties.

La méthode consiste à recueillir les engagements réalisés et à estimer le reste à engager calculé en fonction du reste à faire.

Le reste à faire est mesuré en fonction de l’avancement physique des tâches.
• Coût total prévu = engagements + reste à engager.

Le coût total prévu comparé au budget de référence permet d’analyser et d’anticiper des écarts ainsi que d’identifier les causes de dépassement.
L’analyse des causes de dépassement va conduire le CP à mettre en place des actions correctives.

• Si mauvaise évaluation des coûts et des délais, revoir avec MOA (client) les prévisions des travaux à terminer ou à modifier.
• Si méthodes de travail inadaptées (mauvaise organisation, utilisation des ressources non optimale…), mettre en place les actions correctives afin d’éliminer les causes.

Exemple de structure des coûts

Les documents de suivis budgétaires sont propres à chaque entreprise.

Le management de la qualité concerne :

• Le produit du projet (conformité aux spécifications ou au cahier des charges)
• Le management du projet

Le plan de management de la qualité établit dans la phase de définition :

• La manière dont l’équipe projet met en œuvre la politique de la qualité.
• La structure organisationnelle, les responsabilités, les procédures et les ressources nécessaires au management de la qualité.
• Les activités planifiées mises en œuvre dans le cadre du système de la qualité pour assurer le respect des standards de qualité exigés par le projet. L’assurance qualité peut être réalisée en interne ou par une structure externe.
• Elle s’exerce tout au long du projet et doit aboutir à l’amélioration de la qualité qui englobe les actions décidées afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience du projet.

Ces actions conduisent à réaliser des demandes de modifications ou à mettre en place des actions correctives.

Les demandes de modifications peuvent apparaître sous plusieurs formes et conduire à un élargissement ou à une limitation du contenu.

 Elles sont le résultat d’événements extérieurs :

• Changement de réglementation
• Changement demandé par le client
• Erreurs ou oublis dans la définition du contenu du produit ou dans la structure du projet (WBS)

Ces demandes de modifications doivent être traitées grâce à un ensemble de procédures écrites formalisées qui définissent comment les documents du projet peuvent être modifiés ainsi que les niveaux d’approbation nécessaires pour autoriser les modifications.

Vous êtes maintenant parés pour maîtriser votre premier projet. Ce cours vous aura appris toutes les étapes à suivre pour maîtriser de A à Z les différentes étapes de production. Que ce soit en tant que simple participant ou chef de projet, vous êtes maintenant en mesure de pouvoir appliquer cette partie théorique en pratique.

Retenez cependant qu’aucun projet ne se passe 100% comme il a été anticipé et que des bonnes idées peuvent surgir dans la réalisation du projet. Bien entendu il serait bête de modifier toutes les heures la planification du projet de base mais gardez en tête que, durant les réunions, vous pouvez agir et proposer des idées innovantes afin d’apporter une meilleure solution.

Autre point essentiel, le but de votre projet est d’arriver à répondre à votre objectif et il faudra impérativement garder en tête que le plus important n’est pas de respecter un plan pour échouer mais de s’en servir pour réussir alors gardez en tête, via un Post-it ou un fond d’écran, l’objectif à atteindre afin que chaque journée de travail vous rappelle les raisons de votre implication.

Pour conclure, soyez prêt à l’échec. Un projet n’est pas fiable 100% du temps et vous pourriez travailler un projet durant 6 mois pour échouer dans les dernières semaines pour un aléa totalement imprévu. Cela fait malheureusement partie du métier mais les échecs d’aujourd’hui feront les réussites de demain.

Bon courage !