C. Organiser un e-évènement

• L’événement virtuel : événement se déroulant uniquement en ligne. Dans cette configuration, l’ensemble des orateurs et participants vont se connecter sur une plateforme en ligne pour assister à l’événement.
• L’événement hybride ou phygital : événements se déroulant à la fois en présentiel et en ligne. Dans cette configuration, l’organisateur organise des événements physiques avec le staff technique, les intervenants mais les participants interviennent via un logiciel de visio-conférence qui leur permettra de participer à distance à l’événement.

Les différents types d’événements virtuels

Avec, les nouvelles technologies, il semble possible d’organiser virtuellement les même événement qu’en physique.

Ci-dessous, les principaux types d’événements virtuels et leurs exemples vidéos :

Les salons virtuels : salon du mariage de la Loire 2020 

Les concerts live : Concert Dua Lipa 2020 :

Les e-défilés : Défilé de la maison Balmain pour la collection automne-hiver 2021-2022 :

Webinars & événements internes : Amazon 2020 :

The Prime Show : Un livestream immersif pour Amazon France

MOOC : issu du terme “Massive Open Online Courses“, traduit en français par le terme “formation en ligne massive ouverte à tous“. On peut également parler de e-learning pour ces formations 100% digitales!

Le lieu : généralement, quand on organise un événement, l’organisateur sélectionne le lieu en fonction de sa typologie, du nombre de participants, ou encore de son accessibilité et de sa situation géographique. Or, dans le cadre de l’organisation d’un événement virtuel, la chose la plus essentielle est le cadre, c’est-à-dire le décor ou paysage se trouvant derrière les prises de vues. Selon les souhaits du commanditaire et la typologie de l’événement, l’organisateur pourra choisir un rooftop pour sa vue, un jardin pour un esprit nature, une salle de spectacle pour un concert ou encore l’intérieur d’un monument historique pour son prestige.

l’adaptabilité du lieu aux installations techniques et qualités sonores.

L’interactivité avec les participants : dans le cadre de l’organisation d’événement virtuel, les participants ont tendance à être beaucoup plus facilement distraits que lors d’événements en présentiel. L’organisateur d’événement doit donc redoubler d’efforts pour maintenir l’attention et l’engouement de ses participants.

L’enjeu principal dans ce type d’événement est de réussir à « booster » l’interaction avec les participants : comme sur un événement physique, le public doit participer et non être passif face à son écran ; l’événementiel digital, ce n’est pas de la télé! Il faut s’entourer des meilleures technologies qui favorisent l’interaction avec les participants comme la mise en place d’un tchat et la création d’un « interactive wall » pour donner la parole au public ou encore la gamification pour créer une animation. À vous d’engager vos participants, posez-leur des questions, demandez leurs avis, impliquez-les !

La simplicité pour le participant : évitez d’imposer à vos participants de devoir télécharger une application pour assister à l’événement ou interagir. Il y a un risque que le navigateur ne soit pas compatible avec l’application, que le participant n’ait pas le droit de télécharger une application avec son ordinateur professionnel pour des raisons de sécurité et donc que le participant ne puisse pas accéder facilement à votre événement. Aujourd’hui, beaucoup d’applications événementielles existent pour faciliter les démarches de l’utilisateur, elles sont nommées les « Events Apps ».

Elles permettent d’augmenter le taux d’engagement des participants. Les applications événementielles existent en deux formats : WEB (il suffit d’un lien pour se connecter à la plateforme) et NATIF (il faut télécharger l’application pour accéder à la plateforme). Si votre événement est ponctuel et à destination du grand public, il sera préférable d’utiliser une application WEB ou l’accès à l’événement est instantané ; a contrario, si votre événement comportera plusieurs sessions sur différentes dates pour un public prédéfinie, il sera préférable d’utiliser une application à télécharger. Soyez le plus clair possible, répétez le lien d’accès à l’événement à chaque communication, annoncez le lien du replay de l’événement, privilégiez les images et vidéos pour expliquer à votre participant le parcours pour assister à l’événement.

LA QUALITÉ DE L’équipement TECHNIQUE :

L’organisateur d’événement doit savoir s’équiper de matériel audiovisuel de qualité, en effet, les facteurs les plus importants dans la conception d’un événement digital sont la qualité du son et de la vidéo qui retranscrira l’événement auprès des participants. Pour chaque aspect technique, l’organisateur doit prévoir un plan de secours en cas de défaillance matérielle ou logicielle. La typologie du matériel à utiliser dépendra principalement de la taille de l’audience et du budget alloué à la manifestation.

La qualité du rendu aura un impact direct sur l’attention des participants et sur l’image de l’entreprise à l’origine du projet événementiel. Il est conseillé de faire appel à des agences digitales expertes dans ce domaine pour vous accompagner dans le montage technique de votre événement. Si vous souhaitez créer un événement virtuel en interne avec un budget modéré, ci-dessous, quelques outils indispensables :

• Studio portatif comme le HD550
• Un ou plusieurs moniteurs
• Ordinateur, télécomande, Webcam USB externe, connexion Internet sécurisée
• Enregistreur de type AJA Ki Pro

3 – Tendances et futur des e-événements

La reconnaissance faciale : Véritable innovation dans les nouvelles technologies, cet outil permet aux organisateurs d’événements un gain de temps considérable lors des check-in et émargements des invités. En effet, avec cet outil va permettre de faciliter les flux des participants en supprimant les formalités telles que listing, badges et tickets. Enfin, ce dispositif est également très apprécié sur les événements pour des questions de sécurité.

Les Chatbots et l’Intelligence Artificielle : ces messageries instantanées permettent de répondre instantanément aux interrogations des participants. Véritable gain de temps pour les organisateurs, les visiteurs d’un événement pourront être guidés de façon personnalisée, rapide et intuitive. Rappelons que l’enjeu principal d’un événement est de véhiculer un message, avec cet outil, le commanditaire peut faire passer des messages personnalisés en accord avec les objectifs de l’événement.

LE METAVERS, LE FUTUR DE L’ÉVÉNEMENTIEL

Difficile encore de trouver une définition exacte pour définir le mot métavers, d’après Mathieu Flaig, directeur général au sein du cabinet SYSK et expert en transformation numérique « certaines personnes vont y voir la possibilité d’avoir un équivalent de la vie virtuelle dans un univers virtuel. D’autres vont y voir le mix entre de la réalité augmentée, de la réalité virtuelle. D’autres vont y voir du jeu vidéo immersif, comme du Fortnite. Il y a beaucoup de choses qui sont incluses dedans. Ce qui est sûr, c’est que tout ça va dans le même sens, qui est la fusion du réel et du virtuel ».

Le métavers se définit comme un monde numérique immersif. On y retrouve deux technologies : la réalité virtuelle et la réalité augmentée. Les participants seront représentés par des avatars et pourront vivre l’événement en échangeant avec les autres participants, les marques et intervenants. Par exemple, dans le cadre d’un défilé, les invités pourront visionner le défilé, participer à des after-shows, acheter des vêtements présentés et vivre des expériences exceptionnelles.

Le métavers permettra au secteur de l’événementiel de proposer des scénographies spectaculaires, de créer des boutiques éphémères, de créer des espaces d’exposition immersifs,  des activités de team building, …

Aujourd’hui encore méconnu du grand public, mais cela ne sera plus le cas d’ici peu,  selon le cabinet Gartner, « 1 personne sur 4 passera au moins 1h par jour dans le metavers en 2026. Ce temps passé dans le web3 pouvant être consacré au travail, au shopping, à l’éducation ou la formation, aux activités sociales ou encore au divertissement ».

Quelques exemples :

Nikeland : Découvrez le monde virtuel de Nike sur la plateforme Roblox.

Les participants, symbolisés par leurs avatars, pourront se vêtir de produits Nike et créer leurs propres jeux à partir de matériel sportif interactif

Ces dernières années nous assistons à une réelle mutation du secteur événementiel, avec l’émergence des innovations technologiques, les agences événementielles web sont les nouveaux acteurs du secteur et impulse du dynamisme et de la nouveauté aux événements virtuels et physiques.

Aujourd’hui, la communication événementielle se veut accessible à tous, immersive et ultra-personnalisée ! Les organisateurs devront sans cesse redoubler de créativité pour toujours proposer l’inattendu et surprendre le participant. En effet, aujourd’hui, tout le monde est capable d’organiser un événement en contactant divers prestataires via Internet. Le rôle d’un chef de projet événementiel évolue et doit proposer des expériences uniques pour lesquelles lui seul dispose des contacts nécessaires à l’organisation d’un tel événement. L’intérêt aujourd’hui de collaborer avec une agence événementielle est avant tout de bénéficier d’un événement unique, d’avoir accès à des lieux et des prestataires confidentiels.

À l’ère du numérique, il devient primordial pour les agences de s’entourer de directeur artistique digital, de creative technologists et de tous ces profils développant les nouvelles expériences en ligne pour créer un événement.

Les événements ont toujours existé et marqué l’histoire des civilisations, l’événementiel est le reflet des modes de vie de la société, les individus auront toujours le besoin de se réunir pour échanger, apprendre, se divertir, explorer. Que ce soit dans notre monde ou dans le monde virtuel de demain, l’événementiel continuera d’accompagner les individus dans leurs innovations et évolutions.