l’adaptabilité du lieu aux installations techniques et qualités sonores.
L’interactivité avec les participants : dans le cadre de l’organisation d’événement virtuel, les participants ont tendance à être beaucoup plus facilement distraits que lors d’événements en présentiel. L’organisateur d’événement doit donc redoubler d’efforts pour maintenir l’attention et l’engouement de ses participants.
L’enjeu principal dans ce type d’événement est de réussir à « booster » l’interaction avec les participants : comme sur un événement physique, le public doit participer et non être passif face à son écran ; l’événementiel digital, ce n’est pas de la télé! Il faut s’entourer des meilleures technologies qui favorisent l’interaction avec les participants comme la mise en place d’un tchat et la création d’un « interactive wall » pour donner la parole au public ou encore la gamification pour créer une animation. À vous d’engager vos participants, posez-leur des questions, demandez leurs avis, impliquez-les !
La simplicité pour le participant : évitez d’imposer à vos participants de devoir télécharger une application pour assister à l’événement ou interagir. Il y a un risque que le navigateur ne soit pas compatible avec l’application, que le participant n’ait pas le droit de télécharger une application avec son ordinateur professionnel pour des raisons de sécurité et donc que le participant ne puisse pas accéder facilement à votre événement. Aujourd’hui, beaucoup d’applications événementielles existent pour faciliter les démarches de l’utilisateur, elles sont nommées les « Events Apps ».
Elles permettent d’augmenter le taux d’engagement des participants. Les applications événementielles existent en deux formats : WEB (il suffit d’un lien pour se connecter à la plateforme) et NATIF (il faut télécharger l’application pour accéder à la plateforme). Si votre événement est ponctuel et à destination du grand public, il sera préférable d’utiliser une application WEB ou l’accès à l’événement est instantané ; a contrario, si votre événement comportera plusieurs sessions sur différentes dates pour un public prédéfinie, il sera préférable d’utiliser une application à télécharger. Soyez le plus clair possible, répétez le lien d’accès à l’événement à chaque communication, annoncez le lien du replay de l’événement, privilégiez les images et vidéos pour expliquer à votre participant le parcours pour assister à l’événement.
LA QUALITÉ DE L’équipement TECHNIQUE :
L’organisateur d’événement doit savoir s’équiper de matériel audiovisuel de qualité, en effet, les facteurs les plus importants dans la conception d’un événement digital sont la qualité du son et de la vidéo qui retranscrira l’événement auprès des participants. Pour chaque aspect technique, l’organisateur doit prévoir un plan de secours en cas de défaillance matérielle ou logicielle. La typologie du matériel à utiliser dépendra principalement de la taille de l’audience et du budget alloué à la manifestation.
La qualité du rendu aura un impact direct sur l’attention des participants et sur l’image de l’entreprise à l’origine du projet événementiel. Il est conseillé de faire appel à des agences digitales expertes dans ce domaine pour vous accompagner dans le montage technique de votre événement. Si vous souhaitez créer un événement virtuel en interne avec un budget modéré, ci-dessous, quelques outils indispensables :
- Studio portatif comme le HD550
- Un ou plusieurs moniteurs
- Ordinateur, télécomande, Webcam USB externe, connexion Internet sécurisée
- Enregistreur de type AJA Ki Pro
3 – Tendances et futur des e-événements