B. Boite à outils et méthodes de production

Le brief est un document rédigé par un donneur d’ordre (appelé aussi annonceur, client) qui formalise une demande de prestation à une agence. L’objectif d’un brief est de donner les informations essentielles / utiles à la réalisation d’un projet. Il permet aux différents acteurs impliqués (annonceur / agence / pôle achat par exemple) de se comprendre et d’être sur le même « canal de communication ».

C’est le premier acte de collaboration entre un client (donneur d’ordre) et une agence événementielle. Il doit permettre aux agences de comprendre le contexte général de la mission proposée et de faire des recommandations en cohérence avec le besoin exprimé.

Il n’existe pas de modèle type de brief, ce document n’est pas formalisé. L’annonceur peut vous remettre un brief détaillé sur plusieurs pages ou seulement en quelques lignes sur un mail ou oralement par téléphone. À la réception de ce brief, l’organisateur doit impérativement recueillir un maximum d’informations sur le projet afin de constituer un cahier des charges de l’événement. Avant de se lancer dans la recherche de prestataires et l’élaboration de recommandations événementielles, il est essentiel que ce cahier des charges soit validé par l’ensemble des parties prenantes. Celui-ci permet d’expliciter précisément les exigences et attentes liées au projet.

Que doit-on faire apparaître dans son cahier des charges d’événement ?

1) Présentation de l’annonceur (du client)

• Année de création de l’entreprise
• Histoire de sa création et des fondateurs
• Identification du marché et de son positionnement
• Description de ses valeurs et de ses spécificités.

Ces informations sont capitales pour créer un thème d’événement, créer une harmonie entre les valeurs de la marque et l’atmosphère de l’événement.

2) Les objectifs de l’événement : puisqu’il s’agit d’un événement, les objectifs se focaliseront sur trois points essentiels :

• Objectifs cognitifs : faire connaître (exemple : À travers l’événement, faire connaître un produit, un service, une gamme, un changement : évolution en interne).
• Objectifs affectifs : Faire aimer (exemple : À travers l’événement, développer le sentiment de sympathie envers la marque. Valoriser l’image, augmenter le sentiment d’appartenance des collaborateurs).
• Objectifs conatifs : faire participer (exemple : À travers l’événement, marquer les esprits, susciter les sens des participants, créer de l’interaction avec les animations présentes).

3) Analyse de la cible (qui sont les participants à l’événement ?)

L’organisateur d’événement doit impérativement recueillir des informations sur l’identité des participants de l’événement. La cible d’un événement est généralement segmentée en trois catégories : coeur de cible, cible principale, cible secondaire.

L’organisateur pourra adapter le format, les animations et l’ambiance de l’événement. Vous pouvez analyser une cible en vous aidant des critères ci-dessous :

• Cible interne : équipes, cadres, employés,
• Cible externe : clients, franchisés, revendeurs, partenaires, etc.
• Grand public : professionnels et particuliers
• Âge moyen des participants
• Répartition hommes / femmes
• Situation géographique des participants
• Profil des participants : traits de personnalité connus ? État d’esprit ?
• La catégorie socioprofessionnelle (CSP) des participants
• Le nombre de participants

4) La situation géographique de l’événement

Dans le cadre de l’organisation d’un événement, généralement, l’annonceur souhaite que son événement ait lieu dans une zone géographique prédéfinie.

Souvent, les indications sont floues sur ce sujet, par exemple dans le brief client, la localisation sera Paris. Lors de l’élaboration du cahier des charges, l’organisateur devra identifier les réelles attentes de son client avant de débuter ses recherches.

Il devra demander par exemple :

• Dans quelle ville ? Quel arrondissement ? Quel quartier ?
• Quelle est la durée idéale du temps de transport souhaitée depuis votre entreprise ?
• Dans quel type de lieux imaginez-vous cet événement ? Monument historique, musée, hôtel, club, maison d’architecte,…

Ces précieuses informations permettront de rechercher et recommander des lieux en parfaite adéquation avec les attentes du client.

5) La date de l’événement

La date peut Être fixe : en raison du contexte de l’événement (anniversaire de l’entreprise, date de départ d’un salarié, événement en lien avec une manifestation sportive ou artistique). Dans ce cas, celle-ci n’est pas négociable, l’organisateur d’événement doit trouver le lieu et l’ensemble des prestataires disponibles à cette date.

la date peut Être flexible : il est nécessaire dans ce type de cas de demander quelques précisions telles que :

• Durant quelle période de l’année souhaitez-vous organiser l’événement ?
• Privilégiez-vous un jour en particulier ?
• À quel moment de la journée souhaitez-vous organiser cet événement ?
• Avez-vous des horaires à respecter ?

6) Le budget de l’événement

L’organisateur de l’événement doit connaître l’enveloppe budgétaire allouée à l’événement avant de débuter ses recherches. L’objectif est de ne jamais dépasser le budget du client. Dans l’élaboration du cahier des charges, il convient de découper le budget total par poste afin d’envoyer les différents budgets à chaque prestataire. En votre qualité d’organisateur d’événement, vous devez connaître la moyenne des tarifs pratiqués sur le marché afin de pouvoir directement informer votre client si le budget alloué est suffisant ou non pour la réalisation de l’ensemble de ses souhaits.

Moyenne des tarifs pratiqués par les prestataires en France :

• RÉGISSEUR : de 400€ HT à 500€ HT / jour
• SCÉNOGRAPHE : à partir de 3000€ HT
• DJ : de 800€ à 1500€ HT
• MUSICIENS : Min 250€ HT / musicien (3 sets de 20 min)
• PHOTOGRAPHE : à partir de 400€ HT le reportage
• HÔTESSE : 22€ à 25€ HT / heure
• AGENT DE SÉCURITÉ : 25€ à 30€ HT / Heure
• VOITURIER : 30€ À 45€ HT / Heure
• PETIT-DEJEUNER : à partir de 15€ HT / personne
• COCKTAIL DINATOIRE : à partir de 50€ HT / personne pour 18 pièces
• DÎNER 3 PLATS : à partir de 65€ HT
• DÎNER CHEF ÉTOILÉ : À partir de 200€ HT
• LIEU : À partir de 1500€ HT / Soirée
• ÉQUIPEMENT TECHNIQUE : À partir de 1500€ / Kit sonorisation + écran

À noter que le tarif d’une agence événementielle dépend du budget total de votre événement, généralement, celle-ci vous facture en honoraire agence, qui correspond souvent entre 10% et 30% du montant global selon la réputation de l’agence et l’ampleur du projet.

7) Historique des événements déjà réalisés

Il est important de rappeler les sessions précédentes de cet événement : lieu choisi, type de soirées, activités proposées avec celles qui ont marché et celles qui ont eu moins de succès auprès des participants. Ces informations permettront à l’agence de proposer des destinations, soirées, animations différentes ou bien d’orienter ces dernières vers ce qui a le mieux fonctionné les années passées.

Enfin, il est également judicieux de prévoir une veille sur les événements réalisés par les concurrents afin de ne pas proposer un format similaire.

Être curieux et se poser les bonnes questions est à la fois tout un art et une nécessité absolue lorsque vous vous lancez dans un projet événementiel. En effet, en additionnant les informations pertinentes et dont vous avez besoin le plus rapidement possible, vous serez plus en capacité de proposer des recommandations événementielles en adéquation avec la demande de votre client et d’anticiper les différents obstacles se présentant à vous.

Mais encore faut-il savoir poser les bonnes questions à votre client et vous poser les bonnes questions aux bons moments ! Il s’agit là d’utiliser à la fois les bons mots et la forme adéquate. C’est à ce moment-là que les méthodes de questionnements 5W ou de QQOQCCP interviennent. Ces questions ouvertes apportent des informations qui permettent de mieux connaître, cerner, structurer, clarifier et quantifier une situation et attentes de votre client. Ce sont d’excellentes méthodologies d’entretien pour vous aider à animer un premier rendez-vous client et par la suite pour présenter le projet à vos associés, collaborateurs et partenaires.

La règle des 5 W

La première étape pour prendre un peu de hauteur consiste à établir un cahier des charges précis, grâce à la règle des 5W, qui vous permettra de balayer les contours de votre événement professionnel.

Cette règle dresse une liste de questions pratiques à se poser afin d’être certain de ne rien oublier d’essentiel tout en mettant en lumière les enjeux de l’événement que vous souhaitez organiser.

La méthode QQOQCCP

Nommé également la méthode du questionnement, c’est un outil d’analyse très apprécié dans le domaine de l’événementiel et du marketing grâce à sa simplicité d’utilisation et sa performance dans les informations collectées. Elle s’avère être un outil accessible à tous et peut s’utiliser dans diverses configurations et situations. Cette méthode permet de mener un entretien exploratoire avec le client pour recueillir des informations sur son activité, son identité et ses besoins.

Cet acronyme n’est que la simplification des 6 questions-clés que vous devez vous poser avant de vous lancer dans quelconque activité. De par leur caractère simple et général (quoi, qui, où, quand, comment, combien et pourquoi), ces questions peuvent s’adapter à tout type de projet événementiel.

L’intérêt pour vous est donc de compléter ces questions générales avec des questions plus spécifiques à chaque lettre de l’acronyme :

• Quoi ? Quel est le projet ? Que faut-il promouvoir ? Y a-t-il déjà un thème défini ?
• Qui ? Auprès de quelle cible l’événement est-il destiné ? Quel type de public (interne, externe, professionnel, grand public) ? Nombre de participants ? Genre du public (homme, femme, enfants, âge moyen) Quels sont les membres de votre équipe projet ?
• Où ? Où aura lieu le projet ? (zone géographique), Jusqu’à quel périmètre chercher ? Capacité nécessaire pour accueillir l’événement ? Évaluer les besoins d’espaces (zone presse, zone VIP, espace accueil, stockage, sécurité, secours,…)
• Quand ? Quelle est la date de livraison ? Quand va-t-il se dérouler ? Combien de temps va-t-il durer ? Heure de début, heure de fin ?
• Comment ? Quels moyens financiers (besoin de sponsors ? vente d’espaces d’exposition ?), humains (besoin d’hôtes et hôtesses ? interprètes ? intervenants ?) et techniques (animations particulières ? technicien ?) seront mis en œuvre pour réaliser et communiquer (signalétique, plan média) sur le projet ? De quelle façon allez-vous procéder ?
• Combien ? Quel budget est alloué au projet ? Ou combien faudrait-il pour atteindre les objectifs fixés ?
• Pourquoi ? Pourquoi le projet est-il lancé ? Quelles sont les raisons ? Quel est son but ? Quels sont les objectifs ?

Le choix des prestataires est une étape primordiale et décisive dans l’organisation de votre événement. En effet, ces prestataires vont construire l’identité de votre événement en accord avec le cahier des charges préalablement établi. Selon l’ampleur de l’événement, le nombre de prestataires nécessaires peut être important : lieux, techniciens, régisseurs, traiteur, hôtesses, agents de sécurité, fleuristes, artistes, etc.

La qualité de vos prestataires conditionne la réussite de votre événement, une mauvaise sélection aura un impact sur l’image et la réputation de votre agence événementielle.

Sélectionner les meilleurs prestataires requiert du temps et de la méthode. Dans un premier temps, vous devez envoyer votre cahier des charges à votre prestataire afin que celui-ci budgétise son intervention sur votre événement. Même si un devis semble parfaitement correspondre au cahier des charges, l’analyse ne doit pas s’arrêter là. Avant de signer un contrat avec un prestataire, il est nécessaire de vérifier plusieurs points-clés. Pour cela, il convient d’examiner plusieurs points :

• L’expérience du professionnel
• Ses références
• Sa réputation

Avant de rencontrer et contacter votre prestataire, vous pouvez déjà identifier plusieurs informations clés sur Internet via son site web : historique de la société, avis et témoignages des clients exemples de prestations déjà réalisées.

Concernant la solidité de l’entreprise, le portail internet infogreffe.fr fournit tous les renseignements utiles. Il est possible d’y vérifier la santé financière du prestataire. Le site web de ce dernier doit également faire apparaître les mentions légales.

Le prestataire idéal n’est pas forcément celui qui propose le meilleur prix. Vous devez toujours comparer minimum 3 devis et organiser une rencontre avec celui-ci pour d’une part négocier ses tarifs et d’autre part observer son professionnalisme et sa conduite. En effet, dans le domaine événementiel, la majorité de vos prestataires croiseront vos clients durant votre événement, il est donc primordial que votre prestataire soit en accord avec l’image que vous souhaitez véhiculer. De plus, lors de cette première rencontre, il est judicieux de l’interroger sur les formats événementiels dont il est spécialiste et sur les types de clients pour lesquels il travaille habituellement.

Les qualités requises d’un prestataire événementiel :

• Développer rapidement un climat de confiance : l’objectif est d’organiser un événement dans un climat serein et constructif.
• Le professionnel doit être disponible et à l’écoute : cela est d’autant plus vrai pour les prestations très techniques (sonorisation et mise en lumière par exemple), qui exigent un vrai accompagnement.
• La réactivité du prestataire : il doit être capable de répondre aux demandes rapidement.
• L’adaptabilité : il doit être capable de proposer du sur-mesure pour respecter les spécificités de chaque demande.
• La flexibilité du prestataire : Dans l’événementiel, un événement n’est pas une science exacte, le prestataire doit savoir se montrer souple en cas de demande de dernière minute ou de légers changements dans la programmation.

Exemples de plateformes répertoriant des prestataires événementiels :
Beaucoup de plateformes vous permettent d’identifier des prestataires et de rentrer en contact avec eux, de plus, nous vous conseillons de tenir un répertoire événementiel afin de répertorier des prestataires de différents secteurs et d’éviter de longues recherches à chaque demande.

Pour les lieux, traiteurs, animations :

• Bedouk
• Abc salles
• Aleou
• com
• parisinfo.com
• net
• Chateauform
• Privateaser
• Kaktus
• Annuaire-des-traiteurs.com