Le travail de l’équipe de projet consiste à définir les actions futures. Cette étape d’avant-projet rappelle sa naissance, son intérêt et sa finalité en répondant aux questions : pourquoi et comment ?
À cette étape, le ou les clients sont identifiés. Il est primordial de comprendre les besoins pour définir des objectifs précis et cohérents et ainsi offrir toutes les chances de réussite au projet.
Pour les projets plus complexes ou lorsque les enjeux sont importants, une étude de faisabilité est réalisée.
Par la suite, il convient de décrire les travaux à réaliser selon 2 horizons : temporel et budgétaire.
Au niveau temporel, il s’agit de fixer la date de fin prévue.
Quant à la question budgétaire, il s’agit d’évaluer une enveloppe globale.
À ce stade, il peut être opportun de lancer une étude de faisabilité pour vérifier que le projet est viable. Une autre précision est utile. Il s’agit d’informer les types d’acteurs impliqués. C’est-à-dire mentionner les services et les profils de manière globale sans nommer de collaborateurs spécifiques. Le responsable du projet est généralement déjà choisi.
Cette réflexion conduit à une note de cadrage. Elle est généralement le résultat d’une rencontre entre les candidats et le porteur de projet.
Elle permet une communication interne et peut servir de première référence avant d’aller plus loin. Elle nécessite également la participation des membres de l’équipe à sa rédaction. Ceux-ci doivent s’approprier les tâches à venir.
Le cadrage, une étape qui fixe le cap ! Pour réussir un projet, il est nécessaire de connaître les grandes lignes du travail. Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l’équipe, le responsable. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son champ d’application (services, processus, etc.). Après avoir décrit les grandes étapes, elle détermine les moyens et planifie les échéances en fixant des dates clés grâce à une macro-planification.
La note de cadrage doit aussi comporter une étude de faisabilité. L’étude comportera toutes les notions du projet, tout en répondant à des besoins exprimés en fonction de l’objectif à atteindre (qualité, coûts, délais). Le dossier de faisabilité est un dossier qui décrit les différents aspects techniques, qualitatifs, financiers et temporels d’un projet. Il permet à toutes les parties concernées de mieux comprendre les objectifs et contraintes du projet et de prendre une décision sur sa faisabilité finale.
Le but est de :
- Caractériser le projet.
- Déterminer le plan provisoire en examinant la faisabilité technique et opérationnelle.
- Consolider l’étude d’opportunité.
- Présenter chaque concept étudié par un dossier de faisabilité estimant les coûts, les délais et les solutions.
- Valider la faisabilité du projet afin de lancer les études de conception.
Il est intégré dans la première phase représentative d’un projet, que ce soit pour un produit, un service, un chantier, etc.
Pour qu’un projet soit réussi, trois facteurs importants doivent être pris en compte :
- La qualité : niveau de qualité requis sur le produit/service.
- Les coûts : coût de conception du produit, coût logistique, coût de marketing, prix de vente d’un produit, etc.
- Les délais : délais de conception, tels que le temps nécessaire pour livrer un produit à un client, etc.
Appelé aussi triangle de la qualité ou qualité totale, l’objectif est d’équilibrer ces trois données.
Un dossier de faisabilité doit être établi, quelle que soit la nature d’un projet : développement d’un nouveau produit, service ou livraison, nouveau projet de construction technique, etc.
Dans certains cas, il est utile de définir les spécificités fonctionnelles attendues et de les consigner par la rédaction d’un cahier des charges.
La fin de la phase de cadrage se concrétise par une réunion de lancement, très importante pour créer une dynamique et impliquer toutes les parties prenantes du projet. Il s’agit de la fameuse réunion de lancement.
