A. La communication événementielle, par qui ? Pourquoi ?

Bienvenue dans ce nouveau cours de communication événementielle !

D’après, LARHRISSI Nadia, Enseignante chercheure en Communication, « la communication événementielle est avant tout un moyen de communication hors média, interne ou externe, manipulé par une entreprise, une institution ou une association dans le but de transmettre un message précis impactant d’une manière originale ».

Pour certains, un événement c’est une création, c’est-à-dire quelque chose qui n’a jamais existé avant, d’où son coté unique, un défi à relever comme la neige à Paris avec le Snowboard Festival au Trocadéro ou une course de planche à voile au Palais des Sports de Bercy.

Sur la planète communication, un événement est un rendez-vous porté par un commanditaire auprès d’un public ciblé, dans le but de faire passer un message, de présenter ou d’informer, de célébrer, de remercier ou de fédérer. Il s’agit avant tout d’une rencontre.

Tout d’abord, le cours traitera des différentes raisons qui conduisent à l’organisation d’un événement et des diverses entités qui peuvent en être à la charge ; par la suite notre boite à outils sera à votre disposition pour vous permettre de créer un cahier des charges ou encore de savoir sélectionner un prestataire. Enfin, nous parlerons des événements digitaux !

Bon cours !

Organiser un événement ne se résume pas à contacter un traiteur, un lieu et un DJ, il entre dans une démarche stratégique globale de communication ! Créer un événement, c’est avant tout communiquer, c’est véhiculer un message !

Le message est la partie la plus importante lors de la création d’un projet événementiel. Il est donc important de définir à l’avance un but et un objectif de communication afin de répondre au mieux aux besoins du client. Peu importe le type d’événement organisé ou le type de message à faire passer, il faut que le message existe et qu’il soit explicite.

Quel que soit l’objectif de votre événement, qu’il soit à but commercial, de motivation de collaborateurs, de fidélisation à la marque, le motif de l’événement est très régulièrement matérialisé par un des verbes suivants :

• Promouvoir : l’objectif ici est de mettre en avant et donc de vendre un produit ou un service de l’ Les foires, les salons ou les actions de street-marketing sont des événements pertinents pour ce type d’action.
• – Fédérer : Cet objectif est plus souvent utilisé pour des événements réalisés pour une entreprise ou une association. Le but est de réunir des collaborateurs pour créer une véritable cohésion de groupe.
• – Divertir : L’objectif est de renforcer l’image de marque en développant un climat de confiance et de sympathie.
• – Présenter : Ici il s’agit de transmettre une information à une cible définie. Cela peut être lors d’une assemblée générale, un lancement de produit, une réunion, un congrès, etc.
• – Remercier : L’objectif ici est de transmettre une émotion, créer du lien. Les entreprises ou les associations peuvent créer un événement pour remercier leurs collaborateurs, leurs partenaires ou encore leurs clients.

Un organisateur d’événement gère la production et la coordination logistique d’un événement. Il est l’interlocuteur principal entre toutes les parties prenantes de l’événement et en connaît toute l’organisation.

En fonction du point de vue sur lequel on se place, nous pouvons identifier deux grandes catégories qui composent le maillage événementiel en France : les organisateurs internes et les organisateurs externes.

Les organisateurs internes : s’appliquent aux entreprises privées, collectivités publiques, associations ou encore aux fédérations. Un organisateur interne est très souvent une personne (salariée ou bénévole) au sein de la structure, en charge de l’organisation des événements. En fonction de son expérience professionnelle et de ses études, il aura le statut de chef de projet événementiel ou de responsable événementiel. Parfois, la demande événementielle ne nécessite pas la création d’un poste à temps plein : dans ce cas, c’est au responsable communication, chargé de communication, chargé des ressources humaines, Happiness Manager ou encore au responsable d’équipe d’organiser les événements.

Les organisateurs externes : regroupent les agences de communication / de conseil, agences événementielles, chef de projet événementiel freelance. Tous répondent à des clients (organisateurs internes) pour organiser leurs événements, clés en main.

• Dans le lexique marketing, le client, commanditaire d’un événement est nommé un annonceur, c’est une personne morale ou physique qui a acheté un bien ou un service proposé par une entreprise. Les clients sont très variés, ils peuvent être des particuliers, des associations, des collectivités territoriales, mairies, entreprises privées, etc.

– L’UNIMEV, l’Union Française des Métiers de l’Evénement : C’est l’organisation professionnelle représentative des organisateurs de foires, salons, congrès et événements, des gestionnaires de sites d’accueil et des prestataires de services dédiés en France.

Depuis 2021, PRESTALIANS anciennement appelé FFM2E : regroupement des prestataires de l’exposition et de l’événement. Elle fédère une centaine d’entreprises spécialisées dans la conception, la fabrication et l’équipement des stands, des expositions et des événements.

LEAD: Les Agences Design & Stand ”est une association regroupant des professionnels du stand, du design événementiel et commercial. Elle a pour vocation de réunir les sociétés référentes de la filière, d’en défendre les intérêts et de les aider dans leur métier. Au-delà de ce volet interne, le LEADS se fixe une mission externe à savoir la mise en lumière des spécificités, des savoir-faire et des valeurs d’une profession à part entière.

L’ÉVÉNEMENT est l’association qui regroupe, depuis janvier 2016 l’ANAé (Association des agences de communication événementielle), le Raffut et la délégation événementielle de l‘AACC (Association des Agences Conseils en Communication).

Ces représentants de l’événementiel en France assurent la promotion des filières et des métiers du marché, tentent d’optimiser les relations entre les agences et les annonceurs, se positionnent comme les interlocuteurs privilégiés auprès des instances publiques et professionnelles, et accompagnent le développement et la professionnalisation des métiers de l’événementiel dans une démarche de protection de qualité et d’excellence.

Du coté des salons et manifestations dédiés à la communication événementielle en France, nous pouvons recenser :

HEAVENT MEETINGS CANNES : Le rendez-vous cannois de l’événementiel réunis entreprises, agences et prestataires au Palais des Festivals.

LE OUAI PARIS : Journée d’échanges et de réflexion autour de l’événement durable. Bonnes pratiques, nouvelles directives… Entreprises, agences et prestataires seront autour de la table pour réfléchir à l’avenir de la filière face aux enjeux RSE toujours plus pré

HEAVENT PARIS : Le salon principal de l’événementiel avec environ 450 exposants chaque année. Vous y découvrirez la zone « Digitale et Nouvelles technologies » et son « Village des Start-Ups » mais aussi un nouvel espace « éco-responsable ».

SALONS REUNIR & MEEDEX / Paris : le Salon Réunir, le Salon Meedex (Meeting Destination Experts) et Activ Assistantes. Un rendez-vous incontournable pour rencontrer destinations, hôteliers centres de congrès, lieux et prestataires événementiels en France et à l’é

IMEX FRANKFURT : Salon MICE par excellence, l’IMEX Frankfurt est le grand rendez-vous international Events, Meetings et Incenti Plus de 5000 visiteurs, 3500 exposants venus de plus de 160 pays.

SALON MP2 Marseille : Un salon au concept novateur car inversé ! En tant qu’organisateur d’événement, vous devenez « l’exposant » car ce sont les prestataires/lieux qui vont vous demander des rendez-vous, que vous serez libre d’accepter ou de refuser.

Salon MICE connect by Bedouk: rassemble ainsi les principaux décideurs et prescripteurs du secteur en matière d’organisation d’événements et précisément de conférences, incentive et motivation d’équipes, séminaires et conventions, événements d’entreprise, lancements de produits, programmes de formation, événements grand public, etc.

Le marché de l’événementiel français compte aujourd’hui environ 300 000 prestataires (lieux, animations, services, décorations, techniques, etc.) et quelques 1000 agences événementielles.

Nous pouvons distinguer trois typologies d’agences événementielles en France :

Les groupes ou les grosses structures événementielles

Ce qui les caractérise : une force de frappe importante tant en termes de moyens mis en œuvre pour gagner des appels d’offres qu’en termes de réalisations, des projets avec de très beaux budgets, un développement à l’international, et la capacité de prendre en charge simultanément un très grand nombre de projets.

Exemples :

• Sepholand Party by Sephora par Moon Event
• XBOX ONE Hotel par Hopscotch

Les agences dites “médium”

Ces agences que l’on qualifie de « medium » se distinguent par leur créativité, leur réactivité, et leurs envies de rivaliser avec leurs ainés.

Exemples :

• DASSAULT AVIATION – ROLL OUT FALCON 5X

• Amazonland – Événement interne

Les agences de type “start-up”

Ce sont principalement des microstructures qui réalisent des événements du type petits lancements de produit(s) ou afterwork, voire des événements pour des particuliers, comme les agences de wedding planners, soit des projets avec des budgets très modérés.