A. Définition d’un projet & préparation

Dans quelques années vous allez probablement entrer dans la vie active et peu importe la spécialisation que vous aurez choisie, que ce soit la communication digitale, le webmarketing ou encore le management d’e-commerce, vous serez amené à participer de près de ou de loin à un projet de groupe. 

Que ce soit en tant que simple participant ou chef de projet, il est essentiel de connaître comment préparer, porter et mesurer les retombées d’un projet. 

On ne réalise pas un seul projet dans sa vie quand on travaille dans le digital.

Ce module vous permettra de comprendre toutes les notions techniques et les plannings communs des projets digitaux.

Vous étudierez en trois parties : la genèse du projet, sa planification et sa prévision et pour finir son application en prenant en compte les aléas auxquels vous allez devoir faire face. 

Il s’agit potentiellement du premier cours où la notion d’échec sera abordée. Gardez en tête que l’important dans nos métiers et d’être en mesure de tirer des conclusions de nos erreurs pour grandir par la suite.

Un projet n’aura jamais un taux de succès de 100% et vous aurez forcément dans votre vie un projet réussi ou échoué qui vous marquera.

Bon cours ! 

Un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Un projet de refonte web, le lancement d’une application mobile, une start-up qui naît sur une nouvelle idée… Lorsque l’on échange avec les porteurs de projets digitaux les questions sont toujours les mêmes : 

Par où commencer ? 

Comment rédiger son cahier des charges ?

Comment ne rien oublier ?

S’il est courant de parler des projets d’une entreprise, il est moins courant de parler du projet de l’entreprise. On peut se poser cette question : 

L’entreprise a-t-elle des projets ou est-elle un projet ?

Chaque entreprise a des objectifs généraux tels que le profit ou le service public, elle a aussi des objectifs spécifiques liés à ses particularités, son contexte, ses choix stratégiques.

Cependant, le projet d’entreprise est très différent.

C’est la raison d’être de chaque entreprise, la réponse à la question : pourquoi entreprendre ? Pour servir à quoi faire ? Quel projet original ? Les objectifs généraux ou spécifiques ne sont que des repères ou des jalons actuels.

Le projet d’entreprise a donc deux dimensions, l’une permanente et l’autre actuelle.

La dimension permanente

C’est l’existence même de l’entreprise qui est en jeu.

Chaque entreprise est un projet depuis le début. Cependant, ce dernier est très souvent vague et imprécis, implicite. Elle vient des fondateurs ou d’une sorte de culture interne, d’une “personnalité” collective. Ce projet peut être lu comme un filigrane à travers les mentalités internes, l’histoire, ou même l’imagination collective avec ses légendes et perspectives.

C’est une sorte de philosophie d’entreprise sur laquelle nous faisons supporter l’ensemble du processus décisionnel. Dans la plupart des cas, cela s’exprime dans les traditions et plus précisément dans l’esprit des dirigeants.

Fondamentalement, toute entreprise existante porte notamment un projet qui peut être élucidé, puis clarifié et ajusté. En effet, le projet latent est souvent multiforme, voire ambivalent, et c’est au management de choisir et de préciser son orientation.

La dimension actuelle

Le projet permanent et latent doit s’exprimer d’une manière qui correspond à l’actualité. La tradition peut être préservée dans sa substance mais doit prendre toutes les formes modernes pour rester valable. 

La modernité ne doit pas être une question de mode, mais simplement une saine adaptation aux circonstances et aux conditions de l’époque.

Dans sa forme, le plan d’affaires doit donc être revu périodiquement pour éviter de tomber dans la sclérose ou l’archaïsme. 

C’est alors qu’il faut définir de nouveaux objectifs et de nouvelles stratégies en termes d’activités, de façons de faire et de s’organiser, d’ambitions et de méthodes de gestion.

Le projet d’entreprise dans sa dimension actuelle couvre tous les aspects significatifs de son existence.

Elle peut être plus ou moins complète, plus ou moins précise et pourtant elle doit être exacte.

Pour être juste, le projet de l’entreprise doit être fondé sur sa pérennité et se refléter dans l’actualité.

Comme énoncé auparavant, la phase d’avant projet se déroule en 3 parties : 

• L’analyse stratégique 
• L’étude de faisabilité 
• La définition du produit

L’analyse stratégique : 

Combien d’entreprises souhaitent changer toute la méthodologie de travail de leur entreprise, ou encore souhaitent réaliser une transformation complète digitale et échouent car il ne s’adaptent pas en fonction de leurs acquis ?

Inutile de vouloir créer un site hyper performant si vous n’avez ni l’équipe technique en interne et/ou les fonds pour travailler avec des consultants et/ou une agence. 

Il suffira ensuite de présélectionner les différents projets pour atteindre l’objectif de l’entreprise. Il est très important de retenir qu’un projet n’est qu’une méthodologie pour atteindre des résultats. On va donc définir en réalisant un audit de l’existant, les mesures nécessaires et la sélection des différents groupes de projets à mener pour atteindre son but. 

On en oublie presque le principal qui sera alors de mesurer notre objectif clairement et de la manière la plus explicite possible, ce qui peut par exemple se traduire par la réalisation du nouveau site web de son entreprise en 6 mois, la réalisation d’une augmentation de son CA via les réseaux sociaux de 45% ou encore qu’aucun salarié n’ait besoin d’une photocopieuse pour décembre 2019… 

L’étude de faisabilité : 

La première étape va être de mesurer la faisabilité économique de votre projet, vous allez donc travailler avec le chargé de gestion de votre entreprise ou la personne en charge des finances afin de connaitre la balance financière de votre projet. Si vous estimez que votre projet demandera 100.000€ d’investissements et que vous avez une trésorerie dédiée à 10.000.000€ alors vous êtes en mesure rapidement de vous dire que l’idée n’est pas réalisable tandis que si vous êtes proche des 100.000€ (admettons 90.000€), la réflexion peut se poser davantage en essayant de voir comment réduire vos coûts de l’ordre de 10.000€. 

Il va ensuite falloir mesurer vos opportunités et vos menaces durant ce projet : est-ce que le temps est avec vous ? Est-ce que vous avez une véritable deadline (par exemple lancer votre site e-commerce avant les fête de Noël, le retard est juste impossible à mentionner, vos salariés sont-ils assez fidèles pour vous suivre tout au long du projet ou sentez-vous la menace de démissions ?) 

Bref vous l’aurez compris, vous allez mesurer ce qui vient aider ou saboter le projet en dehors de ce dernier afin d’anticiper et prévoir l’échec.

Par exemple, pour les salariés, vous allez prévoir des offres d’emplois à l’avance, afin de démarcher des potentiels futurs salariés pour mieux remplacer un potentiel départ.

Passons désormais à la faisabilité technique :

Cette étape consiste à déterminer si l’entreprise dispose des moyens mis à disposition pour répondre aux besoins techniques du projet (ordinateur performant, salariés qualifiés en développement, etc.).

Un autre point plus complexe qui s’adresse davantage au manager est l’acceptation sociale. En effet, des projets aussi importants qui vont restructurer complètement la façon de faire de votre entreprise ne vont-ils pas rebuter et faire fuir vos collaborateurs habitués à leur zone de confort. 

Si c’est le cas, mesurez à quel point vous pourriez aller dans la discussion et l’acceptation de leurs craintes face aux changements. S’ils cela ne représente aucun changement ou problème pour eux, alors vous avez de la chance, profitez-en.
Avec tous ces éléments, vous serez en mesure de donner une note globale à la réalisation du projet afin de déterminer si oui ou non, vous devez vous lancer.

Ces étapes ne sont pas des étapes obligatoires mais ce sont véritablement des conseils à suivre si vous démarrez dans la création d’un projet.

Définir les besoins méthodologiques et la livraison

Ça y est, votre projet est enfin validé et vous allez pouvoir commencer à régler les préparatifs de ces derniers.

La première bonne question à se poser, c’est d’établir les méthodes pour arriver à vos fins. Pour cela c’est assez “simple”, il vous suffira d’établir :

Cahier des charges : le cahier des charges (CDC) est un document contractuel à respecter lors d’un projet. Le cahier des charges permet à l’autorité contractante d’informer de ce qu’elle attend d’elle pendant la mise en œuvre du projet, et du déroulement de toutes les étapes de production.

Analyse fonctionnelle : l’analyse fonctionnelle est une approche qui consiste à rechercher et caractériser les fonctions offertes par un produit pour satisfaire les besoins de son utilisateur. L’approche est généralement menée en mode projet et peut être utilisée pour créer (concevoir) ou améliorer un produit.

Analyse stratégique : l’analyse stratégique d’une entreprise est le processus d’analyse de la situation de cette entreprise ou de l’un de ses secteurs d’activité stratégiques par rapport à son environnement, son marché, ses concurrents, leurs stratégies actuelles et potentielles dans le futur et ses capacités actuelles et futures. L’analyse stratégique est l’une des principales activités des cabinets de conseil en stratégie et en management.

L’objectif de cette phase est de définir complètement le référentiel du projet en développant les concepts définis dans la phase d’avant-projet, en détaillant suffisamment pour passer à la phase de réalisation.

Vous allez donc dresser un calendrier, avec une répartition des rôles. Vous allez également répartir le budget selon les équipes que vous aurez définies, bref vous allez détailler un maximum d’informations, dresser un plan d’action complet.

Les principaux éléments du référentiel du projet sont :

• La note de cadrage (document récapitulatif qui consiste à exposer l’idée d’un projet de manière aussi succincte et claire que possible. Son objectif fondamental est de rendre cette idée compréhensible et donc “accessible” à tous. Une bonne note d’orientation est un document qu’une personne totalement extérieure au projet peut comprendre globalement et ainsi se faire une idée générale du projet décrit)
• La structuration du projet
• Le planning
• Le budget de référence
• L’analyse des risques
• Plan d’information et de communication
• Plan de management de la qualité

Le cahier des charges est un document physique ou virtuel à respecter lors d’un projet. Ce dernier permet à un responsable d’informer le futur gestionnaire du projet et ses équipes de ce qui est attendu d’eux lors de la mise en œuvre du projet, et en précisant les pénalités en cas de non respect de ce dernier. 

Il décrit précisément les besoins auxquels le prestataire de services ou le soumissionnaire doit répondre et organise la relation entre les différents acteurs tout au long du projet.

Ce cahier est rédigé par le chef de projet dès le lancement du projet.

– C’est un document de référence à usage strictement interne pour informer sur l’objet du projet, ses enjeux, ses objectifs, ses contraintes, ses risques…

Ce document comporte :

– L’origine du projet : les enjeux et la demande du marché ou d’un client ou tout autre élément ayant incité le lancement du projet afin de comprendre le contexte de la demande. Cela est primordial car il permettra de justifier le choix de lancer ce projet et surtout l’intérêt du produit/service qui en découle par rapport au marché ou à l’entreprise.

– Des études antérieures :  des expériences analogues, des documents de projets antérieurs, un audit de l’existant sur l’état de santé économique de l’entreprise et les moyens dont dispose l’équipe pour réaliser ce projet. Cette étude est essentielle car elle permet de connaître l’état de santé de l’entreprise au moment de lancer le projet, mais surtout connaître ses forces & ses faiblesses à la date de lancement mais également les opportunités et les menaces auxquels elle fait face.

– L’objet du projet y est détaillé : périmètre et phasage du projet , définition du produit du projet. C’est à cet endroit que l’on définit précisément le concept du projet. Un exemple simple serait de définir le projet de création de site web, en expliquant l’intérêt du site, à quoi il ressemblera. Généralement, l’objet du projet est détaillé en quelques lignes afin de simplifier sa compréhension. Bien entendu, par la suite, il sera plus détaillé avec l’ensemble des attentes concernant la réalisation de ce projet. Par exemple cela peut être la création d’un nouveau site web interne pour une entreprise afin d’améliorer les conditions d’échanges entre les salariés et la diffusion d’informations entre les responsables et l’ensemble des employés des différents services.

– La liste des livrables du projet : un livrable est un rendu à soumettre à une partie prenante au projet. Imaginons que le projet que vous réalisez est de rédiger un site e-commerce pour une marque de vêtements, alors vous aurez plusieurs étapes de livraison pour vérifier l’état d’avancement du projet, cela peut être : la maquette, 

– Les objectifs du projet : coût, performances et délai du projet à réaliser. Généralement le but est de dépenser le moins possible dans l’enveloppe accordée tout en réalisant les meilleurs résultats possibles. Encore une fois, il est bon de rappeler qu’il s’agit d’un objectif le plus réaliste possible et dont le but est de statuer, dès le début du projet, les attentes que l’entreprise a concernant le développement du projet.

– Les parties prenantes du projet : dans cette partie, il sera précisé qui sont les acteurs du projet et leurs différents périmètres d’interventions. Le but ici est de bien simplifier le rôle de chacun, afin d’éviter les mauvaises compréhensions et une mauvaise harmonie de travail au sein de l’équipe projet. Ca peut être deux commerciaux au sein de la même équipe qui auront chacun une cible à commercer (pour l’un, cela peut être le marché du B2B et pour l’autre l’ensemble du marché B2C).

– Les contraintes : l’étape la moins agréable mais tout aussi importante, ici il sera question de clarifier les normes, règlements, brevets, pénalités de retard du projet, etc.

– L’évaluation des principaux risques : une étape trop souvent négligée, ici le but va être véritablement d’essayer d’anticiper tous les risques possibles dans la mesure du possible. Vous pouvez, dans votre équipe, ne disposer que d’un seul développeur web, alors vous vous doutez bien qu’il faudra anticiper une potentiel démission ou absence de ce dernier en préparant une fiche de poste ; prévoir des consultants qui viendront couvrir la période d’absence ou tout autre chose, le but étant de réduire au maximum l’impact de ces risques. Mais rappelez vous, le risque 0 et l’anticipation à 100% n’existent pas 

Bien évidemment, ce cahier des charges pourra être modifié dans le temps, ou devenir obsolète avec l’arrivée d’imprévus ou de nouveautés mais il reste un document fiable expliquant les enjeux et les problématiques du projet.